Règlement et présentation de la salle des fêtes

Règlement et présentation de la salle des fêtes
Réglementation de la location de la salle des fêtes

1       PRESCRIPTIONS APPLICABLES A TOUS LES UTILISATEURS

  1. A.   LES LOCAUX MIS A DISPOSITION : sont réputés être en bon état d’entretien et les utilisateurs (particuliers ou associations) les prennent en l’état où ils se trouvent. Ils doivent, en conséquence, les rendre dans le même état :

1.1     COMPOSITION DES LOCAUX :

  DESIGNATION CAPACITE PLACE SURFACE
GRANDE SALLE 2 sanitaires et hall d'entrée. Revêtement de salle en carrelage, rideaux occultant roulants

PLACE ASSISE

PLACE DEBOUT

grande salle : 173 m2

hall : 9 m2

sanitaire : 16 m2

PETITE SALLE 1 sanitaire, 1 bar en bois vernis, 1 réfrigérateur congélateur, 1 évier inox

PLACE ASSISE

PLACE DEBOUT

petite salle : 82 m2

bar : 11.55 m2  

sanitaire : 8 m2

CUISINE Une cuisine équipée (frigo, micro-ondes, cafetière, four chaleur tournante, sauteuse, chambre froide, lave-vaisselle, hotte aspirante, centrale de lavage, seau + balai, raclette.

cuisine, plonge, sanitaire, chambre froide ; 63 m2

 

TERRASSE En carrelage avec un store banne motorisé Terrasse : 40 m2
RESERVE Stockage : tables rondes, chaises, Reserve : 47 m2

 

MATERIEL MIS A DISPOSITION SANS SUPPLEMENT  /             NOMBRE
TABLE RONDE EN BOIS, PLIABLE maxi  DIAMETRE      10 convives  
TABLE RECTANGULAIRE EN BOIS, PLIABLE              10  convives  
TABLE RECTANGULAIRE EN PLASTIQUE, PLIABLE         8 convives 20

CHAISES EMPILABLES                              12 chaises /   piles      

 

 
ESTRADE EN BOIS : 1 (12 éléments de 2m/1m : soit 24m2 plus 1escalier de 3m 1

 

1.2     LOCATION DE VAISSELLE

Voir annexe location de vaisselle.

Mise à disposition suivant prix forfaitaire 0.50€ par convive, cartons de 20, 40, 80, 120, 160

Détail : la vaisselle pour un convive  comprend : 1 assiette plate, 1 creuse, 1 désert, 1 cuillère, 1 fourchette, 1 couteau, 1 petite cuillère.

Coût : article manquant ou cassé fait l’objet d’un remboursement

1.3     REMISE DES CLEFS :

-      Avant utilisation des locaux, il sera procédé à un état des lieux en présence de l'occupant et un représentant communal

-      Les clés des locaux loués ne seront remises qu'aux responsables désignés et inscrits sur le contrat

-      Les cautions seront exigées lors de la réservation

-      La reproduction des clés est interdite

-      Il est interdit de céder les clés à un tiers autre que l'occupant

-      Après utilisation des locaux, les clés seront remises au représentant communal au moment de l'état des lieux de sortie

-      Chaque caution sera restituée, si aucun dégât, de fait de l'occupant, n'est constaté et si l'état de propreté des locaux a été respecté.

1.4     CONSIGNE DE SECURITE :

La sécurité des participants et éventuellement des spectateurs incombe à l’utilisateur de la salle pendant et après la manifestation. Celui-ci prendra toutes les précautions d’usage pour contrôler les éléments étrangers à la manifestation en sollicitant, si nécessaire, le concours des forces de police.

Il devra s'assurer que le nombre de personnes reste compatible avec leur sécurité.

PREALABLEMENT A L’UTILISATION DES LOCAUX , L’OCCUPANT RECONNAIT : AVOIR

-      Procédé à une visite de l’établissement et plus particulièrement des locaux et des voies d’accès qui seront effectivement utilisés.

-      Pris connaissance des consignes de sécurité ainsi que des consignes particulières et s’engage à les appliquer, ainsi que les consignes spécifiques données par la commune, compte tenu de l’activité envisagée

-      Avoir constaté l’emplacement des dispositifs d’alarme, des moyens d’extinction (extincteurs, robinets d’incendie armés, etc…)

-      Avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.

Les issues, dégagements et sorties doivent être libres en permanence de manière à pouvoir être utilisées en tout temps par le public.

Les issues de secours seront exemptées de tout encombrement des deux côtés, il ne sera entreposé aucun meuble, matériel ou objet gênant la circulation devant les issues de secours.

RAPPEL :   POMPIERS : 18         GENDARMERIE : 17       SAMU          : 15

 

1.5     RESPONSABILITE et NUISANCE SONORE :

La responsabilité de la commune ne peut être recherchée en aucune occasion et les utilisateurs doivent dégager sa responsabilité en souscrivant une police d’assurance, aucun recours, de quelque nature qu’il soit, ne pourra être exercé contre la Commune. En cas de dépassement du montant prévu dans ladite police d’assurance, l’utilisateur s’engage à rembourser les dégâts.

L'occupant sera tenu pour responsable :

  • des dégradations occasionnées au bâtiment et à son environnement, de son fait ou de celui de ses invités, au matériel, aux équipements et agencements

Afin de ne pas gêner les riverains par des nuisances sonores subies au-delà des heures légales, , l'occupant s'engage à assurer la modération des sons provenant d'orchestres, ou tout autre appareil de musique ou public bruyant. Afin qu'ils ne soient pas perceptibles au-delà des limites de 30 mètres de la salle municipale, à partir de 1 heure du matin, le son doit être modulé

D'une manière générale, l'occupant dégage le propriétaire de toute responsabilité

1.6     BOISSONS

 Les boissons, aliments et matériels divers appartenant aux particuliers ou aux associations devront être immédiatement emportés.

 

1.7     INTERDICTIONS

Il est formellement interdit :

  • d'ouvrir les armoires électriques
  • de fumer à l'intérieur des locaux
  • d'introduire ou de consommer à l'intérieur des locaux des produits prohibés ou répréhensibles
  • d'introduire des animaux vivants dans les locaux
  • de pratiquer des activités non autorisées par la loi
  • de décorer les locaux par clouage, vissage, peinture ou collage
  • de sortir le matériel mis à disposition à l'extérieur de la salle
  • d'utiliser un système de chauffage complémentaire ou d'appoint

 

 

 

1.8     NETTOYAGE  avant remise des clefs

-      Les tables devront être nettoyées  pliées et empilées, et rangées identiquement dans la réserve

-      Les chaises devront être nettoyées empilées et rangées identiquement par 10 dans la réserve

-      Le sol sera balayé « la mairie n’assurant que le lavage des sols »

-      Les vitres et portes vitrées devront être nettoyées

-      Lavage et comptage de la vaisselle (à remettre liste au moment de la remise des clefs)

-      Si utilisation de la cuisine, lavage de la plonge, table, chambre froide, évier, four, plaque, sol.

-      Les déchets seront mis dans les sacs poubelles mis à disposition et déposés dans le conteneur en séparant le verre des autres déchets « sac jaune papier et carton » « sac vert tout venant » 

-      Les locaux, le matériel, les sanitaires devront être restitués nettoyés. Le matériel sera aux endroits prévus : le tout étant prêt pour une autre utilisation. Les abords (parking, espaces verts) seront débarrassés de tous les papiers, déchets, détritus, verres, boîtes métalliques.

-      Les poubelles intérieures seront impérativement vidées et nettoyées, leur contenu emporté par l'occupant.

2       DOCUMENTS A FOURNIR A LA RESERVATION

Lors de la réservation, l'occupant devra fournir au propriétaire :

  • Un chèque de caution de € 500,00 pour les dégradations au nom du TRESOR PUBLIC
  • Un chèque de caution de € 61,00 pour le nettoyage des locaux au nom du TRESOR PUBLIC
  • Une attestation d'assurance responsabilité civile villégiature au nom du titulaire de la réservation des locaux.
  • Une attestation de l'inscription au Greffe du Tribunal de Commerce des statuts de l'association ou de la société, de la licence d'entrepreneur de spectacles, de l'attestation d'assurance dégâts pour bien, meubles ou immeubles, pour un montant de 3100 €.

           NOTA : L'organisateur de spectacles payants s'engage à payer les dégâts                                                               dont le coût dépasserait le montant prévu dans le contrat d'assurance qu'il aura souscrit.

  • Une copie de la déclaration SACEM, selon le cas.

3         RESTITUTION DES LOCAUX

Les occupants « particuliers ou associations » s’engagent à libérer la salle à l’heure mentionnée sur le présent engagement de location

En quittant les lieux, l'occupant s'assurera de la fermeture de toutes les portes donnant sur l'extérieur, éteindra les lumières, débranchera les appareils électriques et s'assurera que le gaz soit bien coupé.

NOTA : Tout utilisateur «  particulier ou association » qui ne respectera pas les prescriptions édictées ci-dessus pourra se voir refuser l’utilisation de la salle des Fêtes dans l’avenir.

4        ANNULATION

Pour toute annulation, le titulaire de la réservation veillera à adresser un courrier à la Commune au moins 15 jours avant la manifestation, sauf cas de force majeure.

5       TARIFS DE MISE A DISPOSITION DE LA SALLE DES FETES

Les tarifs pratiqués, selon les catégories d'occupants, d'utilisation et de durée, sont fixés par délibération du Conseil Municipal et annexés au présent contrat.

Le prix réduit s'appliquera aux habitants de la Commune pour une utilisation à caractère familial. Tout Uchacquois louant la salle pour un groupe extérieur à la Commune dont il ferait partie, se verra appliquer, même à postériori, le tarif plein.

6       REVISION

La Commune se réserve le droit de modifier le présent règlement à tout moment.